Desde a antiga Portaria 1510/09, as empresas podiam fazer o controle da jornada de trabalho através do REP (Registro Eletrônico de Ponto). Com isso, não era somente a entrada e saída dos funcionários que ficava registrada no equipamento, mas também o arquivo fiscal.
Desse modo, para que o Auditor Fiscal do Ministério do Trabalho e Emprego pudesse fazer a vistoria de cada empresa, o REP emitia o arquivo fiscal. Esse arquivo contém diversos dados, como a carga horária do funcionário, o número do PIS (Programa Integração Social) dele, o CNPJ da empresa, dentre outras informações.
Por conta disso, cabe ao RH tomar cuidado do arquivo e garantir que ele não sofra danos que prejudiquem a empresa futuramente. Pensando nisso, no artigo a seguir traremos quais são os principais problemas causados por erros no tratamento desse arquivo e como resolver esses problemas com uma solução muito mais otimizada e moderna.
Pois bem, antes de saber quais são os riscos do tratamento incorreto destes documentos, é preciso saber o que eles são e o que representam.
Sendo assim, o arquivo fiscal é o arquivo emitido pelo REP que reúne todas as informações dos profissionais em atividade na empresa. Por meio de um código gerado pelo equipamento, é possível saber o horário exato em que cada colaborador registrou o ponto.
Este documento, portanto, tem como principal objetivo o controle do RH sobre a carga horária e o cumprimento da jornada pelos funcionários. Em caso de erros na marcação da entrada e saída, o arquivo fiscal pode ser usado para ajustar os dados.
Além disso, outra função do arquivo é fornecer informações ao Poder Público. Isso porque, de tempos em tempos, o MTE envia um de seus auditores fiscais para avaliar as condições de trabalho das empresas e fazer os demais controles de qualidade.
Sendo assim, entre os documentos usados pelos fiscais é o AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados), que já trazem todos os dados tratados, com detalhes completos sobre o ponto, carga horária e muito mais.
Aliás, vale ressaltar a diferença entre AFD (Arquivo Fonte de Dados) e o AFDT. O primeiro é uma espécie de preliminar, onde a empresa pode verificar se os dados estão corretos e, se necessário, corrigi-los. Já o AFDT é o documento consolidado, que não pode ser mudado, uma vez que serve de parâmetro para o MTE.
Com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), todas as empresas se tornaram responsáveis por manter em segurança os dados de seus funcionários. No entanto, os cuidados com o arquivo fiscal vão além das obrigações legais.
Os arquivos são importantes para melhorar os resultados da equipe de RH da empresa. Isso porque o documento fiscal fornece os dados da jornada de trabalho. Com esses dados, é possível melhorar diversos aspectos da empresa, como o custo-benefício de cada colaborador, por exemplo.
Além disso, o arquivo serve também para o controle financeiro da empresa. Isso porque, através do AFD (Arquivo Fonte de Dados), é possível controlar vários indicadores, como o número de horas extras ou faltas, por exemplo.
Outro exemplo nesse sentido é evitar multas e punições para a empresa. Ter o controle do arquivo fiscal significa ter mais facilidade em evitar que os trabalhadores estejam com carga horária acima do permitido ou com ausências sem justificativa.
O arquivo fiscal já é usado no setor de RH há algum tempo. No entanto, as mudanças recentes fazem com que hajam erros comuns em seu manuseio.
A maior parte destes erros foram eliminados pelo uso de softwares de registro de ponto. Com eles, a empresa tem backup de dados, evitando a perda de arquivos.
Porém, há ainda erros que não são tão facilmente evitados, como o cálculo de gastos por exemplo. Isso acontece porque, mesmo com a automatização do sistema, a parte financeira ainda é feita pela equipe de RH ou a equipe de finanças da empresa.
Portanto, veja a seguir alguns erros comuns no tratamento do arquivo fiscal e como evitar:
A geração do arquivo fiscal ficou muito mais fácil com o registro de ponto eletrônico por programa (REP-P) da Voux Softwares. Afinal, para as empresas que optarem pelo controle virtual dos funcionários, o nosso sistema permite o acesso ao registro de ponto e jornada de trabalho de todos os colaboradores de qualquer lugar, mesmo fora da empresa.
Além disso, é possível fazer várias mudanças em massa, uma vez que nossas soluções possuem um sistema que se integra a outras plataformas, facilitando o acesso aos dados. Caso queira, por exemplo, fazer mudanças no horário da empresa, o gestor pode mudar a jornada de todos os profissionais de uma vez só. É fácil, rápido e simples.
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